如何建立电子档案

2023/9/29 来源：不详

随着企业的发展，纸质资料越来越多，要把这些资料建立成电子档案来管理，需要怎么做呢？

一、观念的转变

在大多数人的观念里，误认为电子文件不是文件档案；或者怕把纸质资料转为电子文件增加工作量而不愿承担此项工作；或者有人计算机操作不熟练，容易畏难等等。推动建立电子档案工作，要着眼实际，顺应规律，把电子档案管理纳入日常工作，建立归档制度。

档案功能概括

二、建立的意义

随着科技发展日新月异，企业生产经营过程中必然会产生大量的电子档案。电子档案是无纸化办公的产物，在档案的检索、利用、传输、保存等方面有天然的优越性。在计算机广泛应用的数字时代，电子档案能为企业经营发挥其应有的作用！

档案管理存在的问题

三、电子档案管理

1、方便拷贝

拷贝是电子档案管理的第一途径，当然，是有权限的人员进行拷贝。拷贝是为了向档案使用者提供档案的原始状态，确保其使用的权威性。如果使用者不具备利用电子档案时，档案管理员可以考虑向使用者提供打印件之类的代替品。

档案管理系统优势

2、直接利用

直接利用指的就有权限直接登录档案管理系统，可以在档案管理系统里面直接查看。

3、文件传输

文件传输可以解决档案使用者无法到达档案所在地的问题，可以节省人力物力，也是电子档案管理的另一种主要方式。文件传输是利用互联网传送电子档案，不受地域影响。

四、建立管理制度

档案管理系统功能介绍

1、建立档案利用制度

档案使用者要查阅或利用档案原件时，必须要有档案主管领导的审批通过。此外，还要建立相应的档案利用制度，更好地满足档案利用者的需求，做到电子档案和纸质档案互补，整合档案资源，实现电子档案利用质的飞跃！

2、规范档案利用方式

为了避免可能产生的损失，要规范好档案利用方式。电子档案不能没有原则地利用，应该根据档案使用者的具体情况来定，并且依据电子档案的保密等级进行有效管理。

五、做好档案归档

档案管理系统多端口应用

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要，可以考虑选用一款相对实用的档案管理系统。档案管理系统对于电子档案的上传和存储，都非常友好。档案管理系统对于长久保存的电子文件，还可以定期进行备份，以防止信息损失。