Excel基本功数据录入的4大技巧

有人说，PPT伤眼、Word伤手、Excel伤脑。但Excel一定是办公电脑必备的标准办公软件之一，尤其是人事、财务、文员、仓管等岗位。

知道为什么别人的重名在录入时就自动凸显吗？知道如何达成录一串数据就可以读取几个项目的数据吗？知道0.1等批量数据在不改变数据的情况下变成0.1%吗？知道有效性是如何帮助你提升数据的统一性与规范性吗？知道如果让手机号都变成分段格式吗？……

这些，都是数据录入环节可以搞定事儿。

数据是在单元格中录入，在数据录入前对电子表进行恰当的格式设置，可以大大提高数据录入的效率，也能提升原始数据的准确性。今天讲4大录入技巧设置，

一、重复值自动凸显提醒（重名设置）

在人事工作中，经常会遇到一个公司有重名或者二次入职的员工，为了避免在人事管理上出错，在花名册的表单设计时，就会把姓名、手机号、身份证号进行，以在第一时间提醒公司有重名出现。

具体操作见下图：

选中列；

点击选项框的——选择；

选择——；

在跳出的对话框中设置重复值显示的格式。

手机号、身份证号所在列的设置操作类似。

今后一旦遇到重名数据录入，在完成该单元格录入时，单元格也会同时凸显已设定的重复格式。

是一个非常常用的模块，不管是常规值，还是公式，抑或是排名、占比等，都可以在这个位置设置实现。后期也将重点讲解的应用和实操。

二、设置有效性，防止无效数据录入（手机号身份证号长度、部门选择设置、民族设置）

在录入原始数据时，有时可能因为手误或者记忆不清，导致无法统一规则输入。这时，就得使用对单元格进行设置，以避免出现手机号少位数、民族有时漏掉“族”字、婚姻状况有录“是”有录“已婚”等不一致情况，类似如下：

在office家庭版中，叫，与其他版本一样，都是在菜单选项下面。

具体的设置步骤如下：

选中要设置的区域；

选择菜单选项；

选择的倒三角，在下拉选择；

对数据有效性进行设置，如约定长度、约定序列、公式约定等。

根据需要进行出错敬告设置，可选择停止、警告、信息。

三、能只录入一次搞定，坚决不多录一列（花名册身份证举例）

这个神助攻操作，只需要清晰知道录入的每个字段的意义，同时对应着源数据表中的哪些数据项。

举个例子：花名册里涉及员工的性别、出生日期、籍贯、年龄、身份证号，而身份证号码的不同字段就刚好分别代表着这些内容，因此，我们要充分运用只录入一个身份证号的情况下，自动填充前面的四项内容。

对于籍贯地区锁对应的身份证号的字符串，可以使用户籍科的全国通用数据表。

当然，身份证号、条形码每段代表的意义已经清楚，参照表也已经找到，这时就要通过表内自设截取函数right()、left()、mid()，奇偶判断函数mod()和if()的嵌套使用，查找匹配神器vlookup()函数，与今天的时间距离函数datedif()、today()的嵌套使用了。这些，都将在后面关于常用函数时进行详细的介绍。

四、改变数据格式

在日常工作中，我们还经常会遇到这样一些情况，要做大陆手机号前+86；在酒店房间号前+8变成房间座机号，但表格里只有房间号，打印要显示+8的座机号。

大陆手机号前+86

在已经录入手机号的情况下，将需要的格式写一个例子在D2单元格，选中D3单元格，按下ctrl+E组合键，号码快速转成前缀“+86”的手机号。

在未录入手机号的情况下，选择即将录入手机号的整列，右键调出对话框，-自定义-输入“+86#”-确定。待录入手机号时，将自动前缀“+86”。

酒店房间号+8显示，但实际未改变表格录入数据

这图的数据，是如何实现的？

其实不难！

在已录入房间号时，选中房间号所在列，右键调出对话框，-自定义-输入“8#”-确定。页面看到的就是右表所示内容咯。

在不改变已有数据下，加%，如0.1变成0.1%

有时我们已经输入了一大堆数据，老板突然说要不改变数据的情况下，在后面加上%，即如0.1变成0.1%的格式。

如果手动改肯定崩溃，那该怎么办呢？

第一种方法，用前面讲的Ctrl+E,进行快速转换格式。

第二种方法，录入公式，强制加%。如A列是原来的数据，B列放改变后的数据，则B1=A1"%",注意要在英文输入法的状态下写函数公式。

第三种方法，选中需要改变的数据单元格，调出对话框，数字类型自定义，输入：G/通用格式%，回车键即可。

小结

这部分，我们学习了数据录入过程中的一些“偷懒”操作，以实现既省时省力，有确保准确性。

运用设置凸显提醒重名重复；

运用或叫对录入数据进行规范性、统一性的约束；

通过读懂字段的含义、字段间的关联性，运用excel自身的函数减少录入工作量；

通过快捷键组合Ctrl+E和单元格格式的自定义，巧妙实现手机号前自动+86、房间号与座机号的转换、数字后面直加%等。