福安市精准扶贫档案整理与立卷及数字化加工

1、项目背景及建设意义

为贯彻落实国家档案局令第16号《重大活动和突发事件档案管理办法》及省档案局、省扶贫办《关于做好脱贫攻坚档案移交接收工作的通知》(闽档[]4号)等文件精神，做好脱贫攻坚档案工作，全面真实记录我市脱贫攻坚伟大历程。

福安市精准扶贫档案整理与立卷及数字化加工项目

项目完成后可实现数据的计算机存储和管理，实现信息共享，加强文书档案的保管和利用。档案数字化可实现档案数据的计算机存储和管理，在最短的时间内查找到所需要的档案信息。

可加强档案管理、提高工作效率，增加经济效益。系统建成后，可改变传统的人工调档查阅方式，方便、快捷地在网络系统中取得所需数字化信息，查档等工作应用部门可通过计算机网络进行，使管理工作规范化、高效化。

可确保档案的安全。档案数字化后，可有效防止因水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等带来的损失。数字化副本异地存放，输出缩微胶片供永久保存，使档案资料在出现天灾人祸的情况下避免遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复，因此实现“数字档案”是档案保护的一种必要手段。

2、项目预算清单及报价说明

2.1项目清单

备注：扫描单价为A4幅面单面价格（A3幅面=2倍A4幅面,A2=4倍A4幅面,A1=8倍A4幅面,A0=16倍A4幅面）

二、技术要求

1、技术要求（合计4项）

1.1供应商须配置统一的档案综合管理系统，用于系统性管理人事档案，实现快速查询利用。网络版，数量1套，同时配置各分所使用，方便用户快速查询利用整理著录扫描成果，具有快速查询、快速打印输出等功能。含TIFF、PDF查询利用功能，单机版，数量8套，软件应满足采购人的要求。

（1）供应商须具有档案数字化加工系统，在一个系统界面上同时具有案卷著录、按件著录、数据字典、目录数据管理、扫描处理、图像审核、图像输出检测、工作量统计，能够完成馆藏档案数字化加工一条龙处理，能够实时监测本地临时库、服务器扫描库、成品库容量状态。

（2）案卷著录支持自动生成案卷目录、全引目录、卷内目录、备考表、年度归档整理说明，按件著录支持自动生成归档文件封面（符合档案馆标准）、归档文件封面、归档文件目录（旧式竖向）、归档文件目录（新式横向）、备考表、文件整理说明。

1.2供应商须提供合适的扫描加工工作场地，办公座椅档案存放架、档案运送车等加工场内配备、安防监控设备、存储设备（存储、DVD光盘、移动硬盘等）等。提供完成档案扫描加工服务所需各种硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机及刻录设备等）、软件，用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续，计算机配套操作系统、办公软件等软件均应为正版软件。

2、工作流程（合计61项）

1.档案领取→2.档案整理→3.档案录入→4.档案扫描→5.图像处理→6.总质检→7.档案装订还原→8.数据挂接→9.档案归还

（一）档案领取

1、原始档案的领取，实行专人专管责任制，即在纸质档案数字化加工过程中，档案数字化单位与档案管理部门均应指派专人负责原始档案交接工作,并认真办理相关交接手续；

2、每批次档案领取的数量，应以每日加工需求量为标准，做到按类别、流水号从小到大的顺序领取，精确控制好领取数量和借用时间；

3、档案数字化单位指派专人在领取档案时必须办理档案交接手续，填写《交接单》，并认真核对档案数量，保证领取的档案与交接单完全一致；

4、《交接单》必须由档案数字化单位领取人与档案管理部门经办人双方确认并在相对应栏签字，一式两份，各执一份。（如档案直接从作业单位移交，需作业单位、档案数字化单位，业主单位三方签字，交接单一式三份，各执一份。）

5、每次领取的档案必须单独存放，各批次之间不得混淆。

（二）档案整理

1、整理规范及标准

整理规范：

（1）县级精准扶贫档案分为综合管理类、精准帮扶类、特殊载体类。乡镇、村级精准扶贫档案分为综合管理类、精准帮扶类、特殊载体类、贫困户类。精准扶贫档案保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年。具体按照《宁德市精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。（详见附件1）

（2）归档的精准扶贫文件材料应字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备，印制书写材料、纸张和装订材料等符合档案长期保存要求，声像文件材料应配有相应的文字说明。

（3）精准扶贫纸质档案应按照《文书档案案卷格式》(GB/T-)进行整理。照片、电子数据等载体档案，应分别按照《照片档案管理规范》(GB/T-)、《数码照片档案归档与管理规范》（DA/T50-）、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T-)进行整理。

（4）精准施策项目档案应以项目为单位进行整理。村级精准扶贫贫困户文件按一户一卷进行整理。县级扶贫部门在部署精准扶贫文件材料的收集、整理、归档时，应当积极采用现代信息技术，推进精准扶贫档案的信息化建设。

整理标准：

（1）精准扶贫纸质档案按《文书档案案卷格式》(GB/T-)等进行整理。

（2）照片和电子档案等特珠载体档案，分别按《照片档案管理规范》GB/T-、《数码照片档案归档与管理规范》(DA/T50-)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T-)等进行整理。

附件1

宁德市精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表

2、分类

根据国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室《精准扶贫档案管理办法》，结合我市实际，县级精准扶贫档案可分为综合管理类、精准帮扶类、特殊载体类;乡镇级精准扶贫档案可分为综合管理类、精准帮扶类、贫困户类、特殊载体类。

3、组卷和排列

（1）县级精准扶贫部门形成的精准扶贫档案，其立卷单位为县级扶贫部门，乡镇、行政村形成的精准扶贫档案，其立卷部门为所在乡镇。

（2）综合管理类文件按年度一保管期限组卷，在文件最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（3）精准帮扶文书类文件按年度一保管期限组卷，精准帮扶项目类文件按项目进行组卷，项目文件一般“一个项目一卷或多卷”。案卷排列时先排文书类文件，再排项目类文件，编大流水号。

（4）贫困户类文件按“一户一档”进行整理归档组卷，每户贫困户的文件材料组成一卷。

（5）案卷内材料应按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表、案卷封底的顺序依次排列。

4、编制档号

县级扶贫部门、精准脱贫工作机构形成的精准扶贫档案作为扶贫办和乡镇档案的组成部分，可沿用扶贫办、乡镇的全宗号。

分类编号如下:

（一）县扶贫办精准扶贫档案分类编号

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为:全宗号一分类号一案卷号，全宗号、分类号、案卷号之间用“-”联接，分类号各类目之间用“？”分隔。具体式样见下图。

（二）乡镇扶贫机构精准扶贫档案分类编号

5、编写页码

以卷为单位编制页码;页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不编写页码。

（1）应对没有页码或页码不正确的档案重新编制页码。

（2）重新编制页码时，应在统一位置书写页码，且不压盖档案内容。

（3）书写页码所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

（4）应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

(三)档案录入

1.档案盒、案卷封面、目录、备考表规格

印制的档案盒应为无酸纸制作，档案盒的外形尺寸为mm×mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。案卷封面、案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：mm×mm，案卷封面、备考表可用黄色牛皮纸，卷内目录、案卷目录用白色书写纸。

2.式样

（1）案卷封面采用软卷皮，具体式样见下图。

填写说明：

1.全宗名称：县级扶贫部门或乡镇的名称。

2.类目名称：按照分类方案所确定的类目填写，如县级扶贫部门、乡镇填写综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类，村级填写综合文件、贫困户文件。

3.案卷题名：应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、准确。精准脱贫类中的贫困户文件按“一户一卷”组卷，其题名为：“××乡××村×××(户主姓名)贫困户文件”。

4.时间：卷内文件所属的起止年月。

5.保管期限：立卷时划定的案卷保管期限。

6.件、页数：案卷的总件数和总页数。

7.全宗号、分类号、案卷号：全宗号、分类号、案卷号按上面要求填写。

（2）卷内文件目录式样

填写说明:1.顺序号:填写卷内文件材料的序号。2.文号:填写文件的文号或者编号。3.责任者:填写文件的责任者，应当照实著录。4.题名:填写文件材料标题。文件材料没有标题或者标题不规范的，可以自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。5.日期:填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。6.页号:填写文件在本卷内的起始页号，最后一份文件材料填写该件的起止页号。7.备注:填写需要特别说明的其他情况。

（3）案卷目录式样

填写说明:1.序号:填写案卷的顺序号。2.档号:按照“全宗号一-分类号一案卷号”编制。3.案卷题名:应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、准确。贫困户类按“一户一卷”组卷，其题名为:“xx乡xx村xxx(户主姓名)贫困户文件”。4.起止年月:本卷卷内文件所属的起止年月。5.页数:填写本卷文件材料的总页数。6.保管期限:立卷时划定的案卷保管期限。7.备注:填写需要特别说明的其他情况。

（4）案卷目录封面式样

填写说明:1.全宗号:填写国家综合档案馆给立档单位(县级扶贫部门或乡镇)编制的代码。2.全宗名称:填写立档单位(县级扶贫部门或乡镇)的全称。

3.类别:按照分类方案所确定的类目填写，如县级扶贫部门填写综合管理类、精准帮扶类、特殊载体类，乡镇填写综合管理类、精准帮扶类、特殊载体类、贫困户类。4.保管期限:填写该目录档案的保管期限。5.编制单位:填写应目录的编制单位名称。6.编制日期:填写该目录的编制时间。

（5）卷内备考表用以说明卷内文件材料的状况，置于卷内所有文件材料之后，具体式样见下图。

填写说明：

1.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，一般情况下不用填写，情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。

2.立卷人：由责任立卷者签名。

3.检查人：由案卷质量审核者签名。

4.立卷时间：填写立卷的时间。

（6）各案卷应按照顺序装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背，具体式样见下图。

填写说明：

全宗名称：填写立档单位（县级扶贫部门或乡镇）的全称。

填写说明:1.全宗号:填写国家综合档案馆给立档单位(县级扶贫部门或乡镇)编制的代码。2.全宗名称:填写立档单位(县级扶贫部门或乡镇)的全称。3.分类号:按照分类方案所确定的类目填写，如县级扶贫部门填写综合管理类(JF01)、精准帮扶类(JF02)、特殊载体类((JF03)，乡镇填写综合管理类(JF01)、精准帮扶类(JF02)、特殊载体类((JF03)、贫困户类(JF04)。4.保管期限:填写该卷档案的保管期限(综合管理类填写，其他类无需填写)。5.起止卷号:填写本盒内第一卷和最后一卷的起止顺序号，中间用“_”号连接。

（四）档案扫描

1、基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件的实际情况选择相应的扫描设备和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果接近档案原貌。

2、扫描设备

（1）扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

（2）应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

3、扫描色彩模式

为保留档案原件信息，全部采用彩色模式进行扫描。

4、扫描分辨率

扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。扫描分辨率为dpi。

5、存储格式

（1）纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、PDF等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

（2）同一批档案应采用相同的存储格式。

6、图像命名

应以档号为基础对数字图像命名，图像命名应确保唯一性。

（五）图像处理

1.旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

2.裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

3.去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

4.图像质量检查

（1）数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

（3）数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（4）对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

（六）总质检

总质检是档案数字化工作中比较重要的一个环节，以保障档案影像文件和录入信息的准确性以及与原始档案的一致性。档案数字化单位应按照%的比例进行检查。

1、拆分及整理检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整，若有异样，立即返回工作。

2、档案录入信息检查

对照纸质档案检查档号、案卷题名、卷内文件题名、页数、卷内文件起止页码和卷内文件顺序等信息的录入是否正确，若有错误，应及时修改以保证信息的准确性；

3、影像文件检查

检查影像文件是否可正常调阅，若不合格，则通知责任人对此影像页进行返工重新处理，并在处理完毕后及时替换存在质量问题的原有影像；

检查影像文件是否存在污点、黑边、页面颠倒、图像偏斜等情况，若不合格，使用图像处理软件对漏处理的影像进行再次处理；

对照纸质档案检查影像文件是否完整或排列顺序是否匹配，若影像文件不完整或顺序错乱，应及时进行补扫和调整。

（七）档案装订还原

1、纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

2、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

3、档案宜采取线装法，使用“三孔一线”的装订方式将案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表、案卷封底固定在一起。

4、案卷目录全部案卷装订完后，应填写案卷目录装订成册。

（八）数据挂接

1、应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

2、逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

（九）档案归还

档案数字化单位应按领取批次归还档案，并确保档案数量和案卷档号与《交接单》的一致，以及纸质文件的完整性。档案管理部门在核对过程中，若发现错误，则应及时退回至档案数字化单位进行处理。具体要求如下：

（1）档案管理部门对归还的每批次档案查看其对应的总质检表，确保已通过总质检。

（2）根据《交接单》上的领取档案记录，对装盒后的档案进行顺号，按档号逐一核对各批次的档案数量，确保实际归还档案与《交接单》上的内容相一致。

（3）每批档案核对无误后，档案管理部门与档案数字化单位需在档案借还交接单上的“档案归还”栏签字确认。双方签字后的档案交接单不得丢失，以供保存备档。

8、验收

8.1验收严格按照《文书档案案卷格式》（GB/T-）、《照片档案管理规范》（GB/T）、《数码照片档案归档与管理规范》（DA/T50）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T）、《归档文件整理规则》（DA/T22-）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31）、《文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分:PDF1.4（PDFA-1）的使用》（GB/T.1-）、《档案数字化加工流程及规范》等国家相关文件进行验收。

8.2精准扶贫档案数字化加工项目需通过以下方式验收：一是通过采购人或者采购人委托专业人员现场阶段性验收，二是通过档案部门的综合验收。县级扶贫部门、乡(镇)应按照《福建省档案管理条例》有关要求向同级综合档案馆移交精准扶贫档案。

验收内容包括以下几个方面：

验收要求：

每批次档案装订完成后，采购人协同档案局（馆）安排工作人员对档案数字化工作成果对照《福建省精准扶贫档案管理实施办法》,验收内容包括以下几个方面：

1.档案实体验收

（1）逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，采购人将根据合同和相关法规向成交供应商要求赔偿并追究法律责任。

（2）检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷扫描后需按规范要求装订，保证卷内文件顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，成交供应商应及时返工进行补救。

（3）保证归档文件数量与内容的完整性。

（4）案卷分类科学，前后一致，类别设置界限清楚。特殊载体档案，文字说明清楚，与文书档案有直接联系的，案卷目录和卷内目录要注明互见号。

（5）案卷保管期限划分准确。

（6）案卷编号正确、有序。组成的案卷应根据分类方法确定案卷所属的类别及类中排列顺序编号，档号连续，不重不漏，并且要与纸质检索目录和电子目录中的案卷号一致。

（7）档案目录著录规范、准确、完整、便于查找。电子目录数据与当地档案馆数据库系统兼容。

（8）案卷必须采用档案部门监制的统一规范封面皮、档案盒。案卷装订整齐、结实、美观。

（9）实体验收合格率达到%予以验收通过。

2.数据验收

（1）样品数据验收

正式进场开工前，采购人组织成交供应商、档案验收部门召开双方数字化加工联席会，并形成会议纪要作为数字化加工标准的依据。成交供应商应先期完成卷档案数字化加工样品，并将样品数据交由采购人预检，验收合格后，此后的所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

（2）数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

3.验收指标

（1）目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。

（2）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。

（3）扫描图像：漏扫率为零。

（4）图像质量：图像质量情况完好率99%。

（5）著录（目录核对）：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率%，其余字段录入错误率≤5%。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率%。

（7）档案原始材料：%不缺失、不损坏。

4.验收审核

（1）数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回成交供应商重新加工。

（2）在验收中检出的错误，成交供应商须及时、无偿予以纠正并再次提交采购人验收。

（3）全部档案由验收组验收合格后，须经局分管领导审核、签字后方有效。

（4）数据验收合格后，成交供应商须刻录硬盘一套提交给采购人。包括原格式和连页PDF格式，著录条目和全文数据以移动硬盘存储格式向采购人移交。档案扫描文件应提供JPEG或TIFF格式、PDF格式（或TIFF连页格式）。

9、保密要求

数字化加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过项目管理人员办理相关手续后方可销毁。分批验收进行数据移交完成后，工作站上的数据必须在档案馆项目管理人员的现场监督下销毁。完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。成交供应商需把存储档案数据的所有硬盘无偿移交给采购人。