高效任务清单的秘密
2023/8/7 来源：不详相信很多人都看过这张王健林的行程表。
看完这张从凌晨4点开始的行程表，不由得让人想起一句话，“比你聪明的人，还比你更努力！”感慨之余，我们仔细观察一下，这其实是一张典型的待办任务清单。
不只是王健林，其他顶级富豪像马云、马斯克以及许多强高管都是利用任务清单的高手。
我们都知道到时间就是金钱，对超级富豪来说，那更是可以用“惜秒如金”来形容。时间是最宝贵的，但也是被浪费最严重的财富。任务清单的本质是时间管理，利用好任务清单，我们也可以像超级富豪一样实现高效工作。
第一，任务清单可以给我们带来哪些好处？
1.理清思路。
2.掌握工作进度。
3.在正确的时间做正确的事情。
4.保持专注，提高效率。
5.拒绝拖延，马上行动，增强信心。
最重要的是可以更好地管理时间，高效完成真正要做的事情。
第二、创建任务清单的典型流程。
1.清空大脑，收集所有事项，列出长清单。
2.按ABC法则对事务重要性进行分类。
3.为每项任务加上完成截止日期。
4.纳入日程表。
第三、创建任务清单都有哪些注意事项？
1.任务需要关联特定目标。
2.设定截止日期是战胜拖延的关键。
3.清单不能过长，更不能事无巨细。
4.不能给自己太多选择，避开“决策疲劳”。
5.大的工作任务需要分解成小任务，单项任务要具有可操作性。
第四、常用任务清单。
1.起止时间+任务清单。
这种方式适合预定事项和安排固定行程。在预定时间之外，再来安排其他任务。
这种方法的缺点是缺乏灵活性，可能会造成时间上的冲突。
表1、起止时间/任务清单2.长短任务清单。
长清单就是我们将大脑里的所有事务排空，全部列出来，成为一份长清单（表2）。这里面的任务可能是当天的，也可能是后面几天的。
将长清单整理出来之后，可以花一些时间，给所有事务标明重要程度（ABC法则），并加上截止日期。
A代表非常重要，必须立刻去做的事情。B代表次重要，可以简化处理或授权他人处理，可以适当推迟。C代表一般性事务，需要尽量减少处理时间。
A类事务在数量上约占15%（每天1-3件），但能产生65%或更多的价值。B类事务在数量上约占20%（约5件），约产生20%的价值。C类事务数量上占65%，但只能产生15%或更少的价值。
短清单就是从长清单里将当天的任务筛选出来，形成每日任务清单（表3）。
需要注意的是，短清单中的项目和长清单是一一对应的，当一项任务完成之后，需要将长清单中的任务划掉，不能完成的需要保留下来。
表2、长清单表3、短清单3.四象限清单。
四象限清单是按事情的重要和紧急程度进行分类，分别对应4个不同的象限：第Ⅰ象限，重要紧急；第Ⅱ象限，重要不紧急；第Ⅲ象限，紧急不重要；第Ⅳ象限，不紧急也不重要。
4个象限对应4种不同的工作方式，也称为4D工作法，分别是立刻处理、推迟处理、授权他人处理以及搁置处理。
我们需要把大部分时间花在重要的事情上面（第Ⅰ和第Ⅱ象限）。
4.项目清单
项目是指需要进行一系类任务才能完成的事务，一个项目中的各项任务是相互关联的，时间上也有先后次序。
由于项目通常需要多人甚至跨部门合作，因此需要准备单独的项目清单，以便对项目进行跟踪。具体到某个成员，需要将任务从项目中分离出来，并对任务进行分解，转化为自己的行动，纳入日程表。
对于不是太复杂的项目，比如购买一辆汽车，我们可以列出步骤，分步进行跟踪。
1)做预算
2)选车型
3)选品牌
4)预约看车，试驾
5)谈价
6)签约
7)上牌
对于复杂的项目，可以利用甘特图进行跟踪和管理。
5.“便利贴”清单
这是许多人都在用的方法，它将任务清单分为“待办”，“进行中”和“已完成”三栏。
可以用不同颜色的便利贴表示事务的优先级别，高优先级用红色，中优先级用黄色，低优先级用绿色。
这种方式可以很方便地将便利贴在不同状态之间进行切换，而且可以一目了然地看到任务之间的联系以及完成情况。
可以用大头钉将便利贴钉住，也可以将便利贴贴在白板上。
也可以利用电脑桌面生成电子便利贴。
6.终极任务清单
将你打算长期坚持，与人生目标或者兴趣爱好相关的事情，比如写作、阅读、健身、跑步等。用如下表格,写出来，打印出来，贴在醒目的位置，进行每日跟踪，每张表格对应一件最重要的事情。
终极任务清单的优点是便于跟踪，可以每日提醒自己。
可以用不同颜色进行标记，绿色表示完成，黄色表示部分完成，红色表示尚未进行。
也可以写上数字或一两个字进行简单记录，比如当天阅读了1个小时，就在对应的日期栏里写上数字“1”。
第五、关于完成任务的一些建议。
1.为最重要的或优先级最高的任务预留一整块的时间，比如1小时。
2.专注和投入，可以的话暂时关闭网络，将手机静音。
3.集中精力，一次只做一件事。
4.将小任务（15分钟之内可以完成）集中批量处理。如回邮件、打电话、整理办公桌等。
5.学会拒绝一些分外之事。
6.不管采用何种清单方式，每天都需要对清单进行回顾，然后准备第二天的任务清单。
第六、关于记录方式。是用纸和笔、电脑软件还是手机APP，需要根据个人习惯进行选择，怎么方便怎么来。
我喜欢用纸质清单，因为写下来更有仪式感，放在手边或者贴在墙上，可以随时查看和提醒自己。
现在的日历都比较智能，如果选择同步邮箱的话，它会定时提醒自己。
手机APP可以设置更多功能，包括重要性、起止时间、任务共享等，方便携带，也可以随时查看。
除了以上几种方法，还有很多其他制作任务清单的方式。需要提醒的是，没有一种方法是万能的，需要根据自己的情况选用不同的方式，必要时进行一些调整。总之，适合自己的才是最好的，有效果强于有道理。
