提升效率,降低风险非营利组织如何选择适

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许多非营利组织仍然依赖于过时和低效的采购流程，如纸质请购单、信用卡支付和延迟的费用报告。这些流程不仅浪费了您的时间和资源，还增加了您的风险和错误的可能性。如果您想改变这种状况，并为您的非营利组织实施一个现代化、智能化和自动化的采购系统，那么本文将为您提供一些有用的指导和建议。我们将介绍为什么采购系统对非营利组织至关重要，以及如何选择和使用一个适合您的采购系统。

每个非营利组织面临的三个常见采购挑战

1、纸质请购单：纸质申请是非营利组织面临的最大挑战之一。

2、大量使用信用卡：大多数费用是通过信用卡支付的，而不是通过采购订单流程支付的。信用卡使跟踪支出变得困难，并导致现金流规划不佳。费用计划是一种猜测，因为在所有员工提交费用报告之前，您不知道自己的费用。

3、及时报告费用

由于纸质请购单和延迟的费用报告，很难按时结账，导致费用报告延迟。如果您没有足够的资金来支付供应商的费用，则可能会导致运营问题。

非营利采购系统注意事项

1、采购政策

首先也是最重要的是制定书面的采购政策。如果您没有采购政策，您可以使用我们针对非营利公司的采购订单政策。采购政策是采购流程自动化的第一步。采购政策为员工从不同供应商采购以及何时使用采购订单提供了明确的指导。明确的采购政策为员工定义了以下内容：

它提供了有关何时使用采购请求的明确指南。我们建议对所有内容都提出采购请求，但有些公司选择仅在超过特定阈值金额时创建采购请求。

它定义了明确的审批流程，并告知员工谁有权批准购买。

首选供应商列表以及如何向供应商发出采购订单。

2、领导同意买入

第二个先决条件是获得领导支持实施采购系统。一旦制定了采购政策，您就拥有了增强支出可见性和提高合规性的基本结构。然而，购买过程仍然是手动的。许多公司为每个请求花费长达2-3小时。这是创建采购请求并获得相应经理批准所消耗的时间。通过自动化采购流程，您可以节省高达50%的创建采购订单请求的时间。

3、使用方便

如果您有采购政策并获得领导支持，下一步就是实施采购系统。关于购买系统，有多种选择可供您选择。关键是选择一个易于使用的系统。易于使用的系统具有以下属性：

员工可以轻松使用。

可以灵活适应不同的采购场景。

它易于管理，并且可以灵活地适应不断变化的业务需求。

供应商不断更新系统。我们建议使用云采购订单系统，这样您就不必担心升级问题。供应商管理基于云的系统并由供应商经常更新。

非营利组织的采购系统功能

1.采购申请

采购申请功能使您公司的手动采购流程自动化。如果您有基于纸质的采购流程，采购申请模块会自动执行该流程，并为您的员工提供创建采购申请的简单方法。

2.采购审批

系统不会通过电子邮件发送采购订单请求进行审批，而是自动识别采购审批流程，然后将其发送以供审批。假设您有一个采购审批流程，其中所有采购都需要得到部门主管的批准，然后在某些条件下需要提交给首席执行官。您所要做的就是定义一次工作流程，系统会完成剩下的工作。

3.采购订单

采购订单模块自动化采购订单生成过程。非营利组织缺乏自动化，需要花费大量时间从电子表格模板手动生成采购订单。

4.费用报告

采购订单流程是非营利组织的首选，因为它可以让您全面了解支出并帮助您规划现金流。但是，可能并不总是能够为每次采购提供采购订单流程。这就是您需要费用报告功能的原因。费用报告功能使员工可以轻松创建和提交费用报告。

5.采购支出报告

由于手动购买请求流程，许多非营利组织都在支出可见性方面遇到困难。采购系统在一个地方捕获所有支出数据。您可以获得一个仪表板来查看公司中发生的情况。在这里您可以查看组织正在采购什么、谁是您的顶级供应商以及谁在采购这些物品。还可以查看每月支出趋势并轻松识别支出模式中的任何异常情况。

6.与会计软件集成

通过非营利性采购系统，您可以完全了解自己的支出。您现在拥有一个支出控制和主动授权支出的流程。但您的会计系统中需要相同的信息来登记成本。如果采购系统没有与会计软件集成，采购团队必须手动传输数据，这需要花费大量的精力和时间。将采购系统与会计软件集成，无需将任何手动数据输入到会计软件中。

白码采购系统可以帮助您简化和标准化您的采购流程，提高您的支出可见性和合规性，节省您的时间和成本，以及改善您的供应商关系和现金流管理。它可以满足您不同类型和规模的非营利组织的各种需求。