Excel办公,7大常用数据类型,输入的

使用Excel建立工作表时，经常需要输入不同类型的数据，如文本、数值、日期等

1、数据类型

工作表中输入和编辑数据是使用Excel时最基本的操作之一。在工作表中可以输入和保存的数据有4种基本类型：数值、日期、文本和逻辑。一般情况下，数据的类型由用户输入数据的内容自动确定

数值

数值是指所有代表数量的数据形式，通常由数字0～9及正号（+）、负号（-）、小数点（.）、百分号（%）、千位分隔符（,）、货币符号（$、￥）、指数符号（E或e）、分数符号（/）等组成。数值型数据可以进行加、减、乘、除以及乘幂等各种数学运算

日期和时间

在Excel中，日期是以一种特殊的数值形式存储的，这种数值形式被称为“序列值”。序列值的数值范围为1～的整数，分别对应年1月1日到年12月31日。例如，年8月8日对应的序列值是。由于日期存储为数值的形式，因此它继承了数值的运算功能，即日期型数据可以进行加减等数学运算。比如，要计算两个日期之间相距的天数，可以用一个日期减去另一个日期。又比如，如果要计算某日期以后或以前若干天的日期，可以用一个日期加上或减去一个天数。

Excel自动将所有时间存储为小数，0对应0时，1/24（0.）对应1时，1/12（0.）对应2时，1/（0.）对应1分，等等。例如，年8月8日下午8时对应的是.

注意

日期和时间型数据不能为负数，不能超过最大日期序列值，否则会显示一串填满单元格的符号“#”来表示错误。

文本

文本是指一些非数值型的文字、符号等，通常由字母、汉字、空格、数字及其他字符组成。例如，“姓名”“Excel”“A”等都是文本型数据。文本型数据不能用于数值计算，但可以进行比较和连接运算。连接运算符为“”，可以将若干个文本首尾相连，形成一个新的文本。例如，“中国”“计算机用户”，运算结果为“中国计算机用户”

逻辑

在Excel中，逻辑型数据只有两个，一个为“TRUE”，即为真；另一个为“FALSE”，即为假。

2、输入文本

文本是Excel工作表中非常重要的一种数据类型，工作表中的文本可以作为行标题、列标题或工作表说明。在工作表中输入文本数据时，系统默认为左对齐。如果输入的数据是以数字开头的文本，系统仍视其为文本。Excel规定，每个单元格中最多可以容纳个字符，如果在单元格中输入的字符超过了单元格的宽度，Excel自动将字符依次显示在右侧相邻的单元格上。如果相邻单元格中含有数据，文本字符将被自动隐藏。在工作表中输入文本，可以采用以下几种方法

（1）在编辑栏中输入。选定待输入文本的单元格，单击编辑栏中的编辑框，输入文本，然后按键或单击“输入”按钮

（2）在单元格中输入。单击待输入文本的单元格，然后输入文本；或者双击待输入文本的单元格，然后输入文本。这两种方法的区别是，前者输入的数据将覆盖该单元格原有的数据。

小技巧当输入的文本较长时，可以通过换行将输入的文本全部显示在当前单元格内。设置换行的方法有两种。（1）使用组合键。输入文本时，如果需要换行，按+组合键。（2）设置“自动换行”格式。具体操作步骤如下。步骤1：选定单元格。选定待设置格式的单元格或单元格区域。步骤2：打开“设置单元格格式”对话框。单击“开始”选项卡“对齐方式”命令组右下角的对话框启动按钮，系统弹出“设置单元格格式”对话框。步骤3：设置“自动换行”。在对话框中，单击“对齐”选项卡，勾选“自动换行”复选框，如图所示，然后单击“确定”按钮。

3、输入数值

数值是Excel工作表最重要的组成部分，进行数值计算是Excel最基本的功能。Excel中的数值不仅包括普通的数字数值，也包括小数型数值和货币型数值。在工作表中输入数值型数据时，系统默认的对齐方式为右对齐输入普通数值

在单元格中输入普通数值，其方法与输入文本型数据相似，先选定待输入数值的单元格，然后在编辑框中输入数字，或在单元格中输入数字。

注意如果单元格中数据显示为“########”，说明单元格的宽度不够。通过增加单元格的宽度，可以将数据完整的显示出来

输入小数型数值

单价等价格数据一般都带有2位小数，需要输入小数型数值。在单元格中输入小数型数值，可以采用以下两种方法。

（1）在单元格中输入。方法与输入普通数值相同。

（2）设置“小数位数”格式。在输入数据前，先设置单元格的“小数位数”，然后再输入。其操作步骤如下。

步骤1：选定待设置格式的单元格或单元格区域。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框。单击“开始”选项卡“数字”命令组右下角的对话框启动按钮

；或右键单击选定的单元格或单元格区域，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，系统弹出“设置单元格格式”对话框。

步骤3：设置小数格式。单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选定“数值”选项；在“小数位数”微调框中输入2；在“负数”列表框中选定“-1.10”选项，如图所示。单击“确定”按钮。

步骤4：输入小数型数值。在单元格中输入小数型数值，此时可以发现在此单元格中输入的数据小数点后不足两位时自动补0。

小技巧对于大量的小数型数据，如果小数位数相同，可以通过设置，不输入小数点，以此简化数据输入，提高输入效率。设置自动输入小数点的操作步骤如下。步骤1：打开“Excel选项”对话框。单击“文件”→“选项”命令，系统弹出“Excel选项”对话框，选定对话框左侧的“高级”选项。步骤2：设置自动输入小数点。勾选“编辑选项”区域中的“自动输入小数点”复选框，并设置“位数”值，此例设置为2，如图所示。单击“确定”按钮步骤3：输入数值。设置好以后输入数据时，只要将原来数据放大倍，就会自动变为所需要的数据，免去了小数点的输入。例如，要输入12.1，实际输入，就会在单元格中显示为“12.1”

输入货币型数值

货币型数值属于特殊数据，往往需要在数值前加上货币符号，常规数据格式不适合这类数据。因此需要在输入前设置单元格的数字类型，以保证数据的匹配。设置方法有以下两种。

（1）使用“会计数字格式”命令。具体操作步骤如下。

步骤1：选定单元格。选定待输入货币型数值的单元格。

步骤2：选择所需货币符号。在“开始”选项卡的“数字”命令组中，单击“会计数字格式”下拉箭头，在弹出的“会计数字格式”命令列表中选择所需的货币符号。

步骤3：输入货币型数值。在单元格中输入数值。此时可以发现输入的数值前面自动加上了所选的货币符号。

（2）设置“货币”格式。在输入数据前，先将单元格设置为“货币”格式，然后再输入。操作步骤如下。

步骤1：选定单元格或单元格区域。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框。

步骤3：设置“货币”格式。单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选定“货币”选项；在“货币符号”下拉列表框中选定所需货币格式；设置“小数位数”和“负数”，如图所示。单击“确定”按钮

步骤4：输入货币型数值。在单元格中输入数值，此时可以发现输入的数值前面自动加上了所选的货币符号

小技巧有时需要在某个单元格内连续输入不同的数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个数值后按键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不方便。可以通过以下操作解决此问题。步骤1：选定单元格。步骤2：再次选定已选单元格。按住键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，按回车键就不会移动了。

4、输入日期和时间

日期和时间属于特殊数值型数据，与输入数值型数据不同，应遵循一定的格式。在工作表中输入日期和时间时，系统默认的对齐方式为右对齐

输入日期

Excel对日期数据的处理有一定的格式要求，不符合要求的数据将被当作文本型数据处理，不能进行与日期有关的计算。Excel默认的日期格式为“年-月-日”，“年/月/日”等格式也能够被识别。但是“年。月.日”或“月-日-年”等格式的数据则会被当作文本型数据处理。如果需要以这些形式显示日期，可以通过格式设置的方法实现。可以采用以下两种方法输入日期

（1）在单元格中输入。使用“/”或“-”直接在单元格中输入。例如，输入-1-1或/1/1。

（2）设置“日期”格式。在输入日期数据前，先将单元格设置为“日期”格式，然后再输入。操作步骤如下。

步骤1：选定单元格。选定待设置格式的单元格或单元格区域。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框。

步骤3：设置“日期”格式。单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选定“日期”选项，在“类型”列表框中选定一种显示类型，如图2-6所示。单击“确定”按钮

步骤4：输入日期数值。

注意按照习惯可能会输入.8.8这样的日期值，但是系统并不能将这种数据识别为日期格式，而只能视其为文本数据。只有将操作系统“区域选项”设置中的“日期分隔符”设置为“.”，Excel才能正确识别。

输入时间

与日期输入一样，时间输入也有多种固定的输入格式，输入时需要注意。可以采用以下两种方法输入时间。

（1）在单元格中输入。在单元格中输入时间时，系统默认按24小时制输入。如果需要按照12小时制输入时间，则输入的顺序为：时间→空格→AM（或PM），其中“AM”表示上午，“PM”表示下午。例如，输入10:20PM。

（2）设置“时间”格式。在输入时间数据前，先将单元格设置为“时间”格式，然后再输入。操作步骤与设置“日期”格式相同，这里不再赘述。

Excel时间的输入形式以及各种形式所对应的显示值和存储值如表图所示

5、输入分数值

输入分数时，输入顺序是：整数→空格→分子→正斜杠（/）→分母。例如要输入二又四分之一，则应在选定的单元格中输入21/4。如果输入纯分数，整数部分的0不能省略。例如，输入四分之一的方法是输入01/4。

6、输入百分比数值

输入百分比数值可以使用以下两种方法。

（1）在单元格中输入百分比数值，然后输入百分号（%）。例如直接输入45%，所在单元格的百分比数据即为45%。

（2）在单元格中输入百分比数据，然后选定该单元格，再单击“开始”选项卡“数字”命令组中的“百分比样式”按钮，例如，先输入0.45，然后选定该单元格，再单击“开始”选项卡“数字”命令组中的“百分比样式”按钮，所在单元格的百分比数据即为45%

注意采用第二种方法输入百分比数据时，Excel会自动将输入的数据乘以。

7、输入身份证号码

身份证号码一般为18位，如果在单元格中输入一个18位长度的身份证号码，Excel会将显示方式转换为科学记数法，而且还会将最后3位数字变为0。原因是Excel将身份证号码作为数值数据来处理，而Excel能够处理的数值精度为15位，超过15位的数字则作为0来保存。另外，对于超过11位的数字，Excel默认以科学记数法来表示。因此，如果需要在单元格中正确保存并显示身份证号码，必须将其作为文本型数据来输入。将数值型数据强行转换为文本型数据有以下两种方法

（1）使用前导符。在输入身份证号码之前，先输入一个单引号，然后再输入身份证号码。

（2）设置“文本”格式。在输入数据前，先将单元格设置为“文本”格式，然后再输入。操作步骤如下。

步骤1：选定单元格。选定待输入身份证号码的单元格。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框。

步骤3：设置“文本”格式。单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选定“文本”选项，然后单击“确定”按钮。

步骤4：输入身份证号码

注意

如果输入身份证号码后再设置格式，则无法恢复后三位的数字0。

小技巧默认情况下，在工作表中输入数据并按键以后，当前单元格下方的单元格会成为新的当前单元格，以便用户继续输入数据。但由于用户的偏好各不相同，有的喜欢纵向输入数据，有的喜欢横向输入数据，经过设置可以满足这种方向上的偏好。步骤1：打开“Excel选项”对话框。单击“文件”→“选项”命令，系统弹出“Excel选项”对话框，选定对话框左侧的“高级”选项。步骤2：设置按回车键移动的方向。勾选“编辑选项”区域中的“按Enter键移动所选内容”复选框，单击“方向”右侧下拉箭头，并从弹出的下拉列表中选择所需方向，然后单击“确定”按钮。