做好项目规划的8个步骤

2023/5/16 来源：不详

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项目规划的过程并不简单，尤其是当项目规模和复杂程度比较大的时候。据《福布斯》统计报道，约25%的技术类项目运行到最后是完全失败的，这个统计数据让不少项目负责人警觉和担忧，不知道该如何规划一个成功的项目。好消息是，你不需要成为项目管理专家，也不需要牺牲你的假期实践，就可以在短时间内规划一个成功的项目并启动项目。下面，您需要了解如何成功规划项目的八个步骤。

第1步：向主要利益干系人解释项目，定义目标，获得初步认同

任何项目的第一步都要定义“是什么”和“为什么”。公司高管和客户等主要利益干系人有权决定一个项目是否能够成功执行，因为他们可以有效评估该项目价值是否满足各方需求目标。即使项目由CEO发起，也应该得到主要利益干系人的评估和认同。

通过和主要利益干系人的初步评估来达成项目共识，以此确定项目目标和价值是必不可少的一步。此外，还需要确认项目的预期结果、执行范围、成本预算和时间节点，为项目的执行计划奠定坚实基础。

以下是需要和利益相关者一起考虑的问题：

符合公司目标的项目计划的标准是什么？

利益干系人的需求是什么？对项目的期望目标是什么？

项目成功的标准是什么？

目前可支持的项目资源是什么？

项目的成本预算是什么？

项目的预期交付成果是什么？

第2步：列出项目OKR

根据以往一些项目总监的经验，缺乏明确目标导致项目失败的概率高达37%。没有明确的目标，项目计划就无法进一步设定正确的要求、任务和截止日期等执行细节。OKR是一种英特尔和谷歌公司在用的有效目标管理方法。比如现在您已经从关键利益干系人获得需求列表，以及要支持的项目清单，那么你要如何将这些项目与团队以及公司的OKR对齐呢？

具体的做法可以尝试在项目计划板上写下项目目标，并将目标和利益干系人的需求关联起来。然后将在计划表上建立实现这些目标所需的计划、里程碑和任务。（里程碑指的是记录和定义项目重大事件和进展的时间节点）。例如，项目产品发布是一个重要的里程碑交付截点，要实现这个目标里程碑，我们需要细化具体的执行工作，以便每个人都清楚目标的交付预期、交付时间和进展是什么。

第3步：创建项目文档

有效明确了项目目标和执行范围并得到了团队认同后，可以创建一个项目文档，详细说明项目目标的执行计划等。可以从定义每个目标阶段或里程碑的交付物开始，说明达成交付目标需要完成的一系列任务，对于每项任务，详细说明时间周期、必要资源以及负责人等任务细节。另外，将项目文档实时共享，减少沟通同步的协作成本。

在一项Wellingstone的项目管理状况的调查中，25%的项目经理表示他们“从未”或“偶尔”编写项目具体执行文档。虽然不是必要，但项目执行文档是一个可行的标准做法，它可以确保项目成员及时知晓项目的宏观目标以及具体执行细节，提高项目的成功率。

第4步：制定项目时间表

在上述步骤中确定了项目目标、里程碑和执行任务后，这时可以将您的项目以时间表的形式直观展示出来了。甘特图是一个方便的工具，帮助项目的时间截点可视化。这是一个交互式时间表，可让您完整了解项目的动态进度、工作的范围和依赖事项。（下图是使用PingCode研发管理工具制定项目规划路线图）

依赖项是指在其他任务开始前必须完成的任务。当您规划任务时，可以将较大的任务分解为较小的子任务，这样对于项目的进度跟踪和资源管理会更轻松。

任务：为了实现项目目标而需要执行的单个任务

子任务：相对任务的时间范围更小，步骤更具体

里程碑：项目各个生命周期中的代表性阶段或事件

依赖项：任务的开始依赖于另一任务的完成

第5步：定义角色、职责和资源

资源是指完成项目所需的人员、设备和资金。在这其中人力资源的估算很重要，即使是很熟悉项目计划制定的人，也会低估人力资源估算的重要性。这里推荐RACI图表，这是一个相对直观的模型，可以明确项目团队的各个角色及其相关责任。如下图所示，这是一个项目所有任务及其负责人的矩阵图，从四个维度解释项目所有成员的指责。

谁执行（R=Responsible），即负责执行任务的角色，他/她具体负责操控项目、解决问题。

批准（A=Accountable），即对任务负全责的角色，只有经他/她同意或签署之后，项目才能得以进行。

咨询谁（C=Consulted），拥有完成项目所需的信息或能力的人员。

通知谁(I=Informed)，即拥有特权、应及时被通知结果的人员，却不必向他/她咨询、征求意见。

?当开始分配任务时，要阐明每个人的职责和期望结果。否则，实际工作中出现较多前期没考虑到的情况，和预期评估不一致的话会增加团队成员的工作量和压力。根据最近疫情工作压力影响的相关数据统计，压力会导致约50%的人开始寻找另一份工作，25%的员工完全辞去目前的工作。

在规划项目时，请考虑影响项目预期交付时间和预算成本的因素。保持较高的投入产出水平控制项目按计划完成是项目成功的关键。这里推荐项目经理可以使用资源管理工具来跟踪当前项目团队成员的人力占用情况，根据不同资源的分配粒度调整分配方式，不断推动资源平衡，资源管理工具一般会灵活地从整个工作流程的角度让项目任务和成员容量可视化。

第6步：制定工作和协作流程

根据一项麦肯锡的调研统计，平均一名员工会在每周花费近20%的时间搜索和收集信息。这很大概率是低效的沟通协同方式导致的。当团队成员每次都需要通过电子邮件等主动获取最新项目任务信息时，繁琐的沟通过程会让他们的工作动机下降。

通过将项目的所有信息（如目标、里程碑、资源、任务、会议、截止日期、文件、更新同步等）都展示在同一个协作工具可以实现信息的实时更新和同步。这样就可以轻松管理项目相关方、跟踪项目进度、共享更新项目信息。因此在项目启动前需要建立一套沟通协作方式是必要的，而选择一个项目协同工具便可以让团队每个成员快速启动工作。?

（使用PingCode项目管理工具可以及时收到项目相关任务的更新信息）

第7步：权衡项目风险

即使是编写项目计划的专家，在项目实际执行的过程中也是无法避免各种意外的。因此，在安排项目任务时，要确保每位成员都知道自己职责，并做好了充足信息同步沟通。此外，在启动项目前请仔细评估项目的风险，例如即将到来的假期、客户需求变动、设备故障、员工请假、出差甚至离职等等影响计划容量的因素。建议列出项目中的关键负责人，预先沟通风险和应对措施。在安排一些关键任务时，还可以适度添加缓冲时间，以便意外发生时有调整的回旋余地。

第8步：召开项目启动会

每个成功的项目都需要从启动开始。项目规划一切准备就绪后，就可以和团队成员、主要利益干系人在项目启动会上同步了。您的会议目标应该是让每个人聚焦在项目上，了解项目目标、角色、流程和时间截点。您的会议议程应该包括上述步骤所提及的内容：

明确项目目标和实现价值

列出项目预交付资产

展示利益相关者需求与项目任务之间的联系

显示项目的里程碑和时间线，以便每个人都可以看到依赖项和日期

描述每个利益相关者的角色和责任

明确沟通协作机制，每个人将在哪里沟通，在哪里获取信息，以及向谁提问

讨论项目预期风险和应对措施

和团队成员相互承诺

如何使用工具进行项目规划？

为了使您的项目进展更成功，项目规划路线图需要操作灵活、可视化且实时共享，而使用项目管理工具能确保这几点。如果您所在的是软件/硬件研发团队，这里以PingCode研发项目管理工具为例介绍如何在一个协作平台和团队利益相关者同步更新项目状态，追踪项目进度，确保项目的正确走势。?

以下是PingCode路线图的一些主要功能：

项目规划：创建WBS，规划项目阶段、计划、任务、周期、资源、依赖关系

甘特图：可视化项目计划，呈现和管理项目进度、关键里程碑、资源、依赖阻塞点

里程碑：设置关键里程碑、规划交付物、执行进度跟踪，确保有节奏达成项目目标

交付物：规划交付物目标，提交并检查交付物，跟进目标达成情况，降低交付风险

需求规划：对收集到的需求进行完善、分析、评审，规划需求阶段

开发管理：工作项关联集成代码托管、CI/CD工具，跟踪开发、构建及部署进度

以上就是关于如何做好规划项目的几大步骤。