Excel如何用if函数设置自动提醒其实

if函数是excel表格中最为常用的基础函数之一，使用if函数来设置自动提醒，实际是通过返回一个指定的文本值，来提醒使用者当前事件已经触发了设定的条件。

我们通过两个案例来展示一下关于if函数进行自动提醒设置的公式写法。

如下图所示，下方数据表是某电商店铺优惠新品的活动时间，已知其上架时间，活动天数和到期时间，现在需要在E列设置一个自动提醒的文本，即当前时间超过了活动的到期时间，则显示”活动已到期“。

图例1

由于是返回一个指定文本来提示到活动的到期时间，所以我们会优先选择使用if函数来进行条件设置及判断，并设定相应的返回值。

而在设置提醒的情境中，我们通常也会使用条件格式的方法，即对符合条件设置的单元格进行格式设置。

操作也比较简单，进入开始工具栏--条件格式--新建条件格式--使用公式确定要设置格式的单元格--输入公式--设置格式。

那通过条件格式的方式来设置提醒，主要是对符合条件的单元格设置高亮显示的填充颜色或文本填充颜色，当然也可以对字体或边框进行一些设置，但无法返回一个指定的文本值。

所以言归正传，我们继续来看一下关于另一个案例中，需要进行if函数公式设置提醒。

下图是某电商店铺产品的出入库表，现在需要在F列设置一个文本提醒，当出入库数量一致时，则返回”完成出货“的文本，否则显示“部分出货”的文本提示。

图例2

这句话已经很明显，是非此即彼的一种表现，这种表现非常契合if函数的表达式。

=if（判断条件，为真的结果，为假的结果）

因此我们回到图例1中的活动到期提醒场景，按照if函数的表达式，来输入一个if公式：

=IF(D2TODAY(),"","活动已到期")

公式中第1参数判断条件，D2TODAY()，是一个包含比较运算符的表达式，这时if判断条件常见的写法，表示一个值大于或小于另一个值。如果符合这个条件，就返回第2参数为真的结果，否则返回第3参数为假的结果。

那么这个公式的含义也非常清晰，即当到期时间D2单元格的值小于today（）当前日期时，则返回空值，否则返回文本"活动已到期"。

然后将公式向下填充，便得到了文本形式的自动提醒。

下面我们接着来看图例2的出入库场景，由于要返回两个不同的文本，因此我们在设置公式时，if函数的第2参数和第3参数就需要分别设置为”部分出货“和“完成出货”。

而关于哪个参数设置为哪个文本，则要看我们的第1参数判断条件是如何设置的。

假使我们设置公式为：=IF((C2-E2)1,"部分出货","完成出货")

即入库数量减去出库数量大于1，则表示入库数量仍大于出库数量，也就是没出库完，那么为真的结果也就是部分出货，因此在第2参数设置为”部分出货“的文本，那第3参数为假的结果则设置为“完成出货”。

那综上所述，利用if函数来设置自动提醒的文本显示，取决于判断条件的设置，而判断条件的一个特点就是它包含了基础运算符，如”““””=“等等，其表达式可以进行真假的判断。并依据对条件是否成立的判断，来按照需求设置要返回的文本或其他值。

所以if函数的套路是很简单的，逻辑也非常顺，首先设置条件，然后返回条件成立的结果，或不成立的结果。